No dia 3 de maio, a Escola de Ciência da Informação da Universidade Federal de Minas Gerais (ECI UFMG) deu início ao BPM (Business Process Management) Acadêmico 2.0 – Redesenho e Gestão de Processos. O projeto tem como objetivo continuar o trabalho iniciado em 2017, que consistiu em mapear os processos administrativos da ECI.
Durante esse período, foram levantados, revisados e reestruturados os processos de negócio em conjunto com os funcionários de cada setor. O objetivo era identificar possíveis lacunas nas atividades e garantir que todos os processos estivessem alinhados com o planejamento estratégico da ECI.
Agora, com o BPM Acadêmico 2.0, o foco é a modelagem TO-BE, ou seja, a reestruturação dos processos que não estão em consonância com o planejamento estratégico da ECI.
O redesenho de processos pode trazer inúmeros benefícios para a ECI, sendo eles:
- Aumento da eficiência: Ao otimizar processos existentes, é possível remover etapas desnecessárias e tornar a execução mais rápida e eficiente.
- Redução de custos: Ao simplificar processos e eliminar desperdícios, é possível reduzir os custos operacionais e aumentar a rentabilidade da instituição.
- Melhoria da qualidade: O redesenho de processos permite identificar e corrigir problemas de qualidade, resultando em produtos e serviços de melhor qualidade para os comunidade acadêmica, professores, gestores, alunos, técnicos.
- Aumento da satisfação do usuário: Processos mais eficientes e de melhor qualidade tendem a levar a uma maior satisfação dos usuários/clientes, o que pode resultar em melhores relacionamentos e maiores oportunidades de negócios.
- Maior agilidade: Processos redesenhados são mais ágeis e flexíveis, permitindo uma melhor resposta às mudanças no mercado e nas necessidades dos usuários/clientes.
- Maior motivação dos funcionários: Quando os processos são otimizados, as tarefas tornam-se mais fáceis e mais claras, o que pode resultar em maior motivação e satisfação dos funcionários.
O redesenho de processos pode trazer benefícios significativos para a eficiência, rentabilidade, qualidade, satisfação do cliente e agilidade da ECI. Acredita-se que o projeto BPM Acadêmico 2.0 trará benefícios, tais como:
- Eficiência: ajudará a automatizar e otimizar processos acadêmicos, como matrícula, avaliação e gerenciamento de currículos, resultando em maior eficiência e agilidade.
- Transparência: fornecerá transparência nos processos acadêmicos, permitindo que alunos, professores e gestores acessem informações em tempo real.
- Colaboração: colaboração mais eficiente entre diferentes departamentos e indivíduos envolvidos em processos acadêmicos.
- Melhoria da qualidade: identificar e corrigir problemas em processos acadêmicos, resultando em uma melhoria na qualidade do ensino e da gestão acadêmica.
- Tomada de decisões informadas: fornecerá uma visão clara e precisa dos dados acadêmicos, o que permite tomar decisões informadas sobre o futuro do ensino e da gestão acadêmica.
A nova fase do BPM 2.0 surge a partir da demanda da Diretoria da Escola de Ciência da Informação que tem trabalhado junto à Comissão de Reestruturação das Secretarias de Departamentos e Colegiados visando a renovação da estrutura organizacional da ECI frente ao cenário atual da UFMG.
O projeto é coordenado pela Profa. Elisângela Cristina Aganette, chefe do Departamento de Organização e tratamento da informação e pelo Prof. Eduardo Valadares, diretor da Escola de Ciência da Informação e conta a colaboração das professoras Benildes Coura Moreira dos Santos Maculan, Gercina Ângela de Lima, Ana Paula Soares Pacheco, Célia da Consolação Dias, Cíntia de Azevedo Lourenço, Jezulino Lúcio Mendes Braga, Patrícia Nascimento Silva, da gestora administrativa da ECI Amanda dos Santos Paixão e dos alunos Marcello Mundim Rodrigues, Cássia Rosania Nogueira dos Santos, Elenice Duarte da Silva, Marcos Aurelio de Magalhães Corrêa, Miriam Pacheco Cosendei e Izabela Vitória Oliveira.