1. Planejamento (PGC)
O planejamento é a etapa em que todas as demandas do ano são levantadas e formalizadas no Plano Anual de Contratações (PAC), por meio do Documento de Formalização da Demanda (DFD). O prazo para cadastro é informado anualmente por e-mail pelo agente de compras.
Esse planejamento é necessário para organizar as compras do ano corrente e serve de base no momento de montar o processo no SEI.
Atenção: é possível inserir DFDs fora do prazo, no momento do início do processo de compras (pedido de material e serviço no SEI), considerando que há demandas que podem surgir ao longo do ano. Demandas fora do prazo devem ser justificadas.
📌 Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações (PGC)
2. Modalidades de compra
Antes de montar o processo no SEI, é relevante compreender as diferentes modalidades de compras.
As compras da UFMG passaram a ser centralizadas pelo DLO (Departamento de Logística e Operações). Por isso, é importante que os processos estejam bem instruídos, com toda a documentação correta, para que não haja atrasos.
Ata de Registro de Preços
Quando o item já foi licitado em pregão e a Escola de Ciência da Informação manifestou interesse por meio da Intenção de Registro de Preços (IRP) enviada anteriormente.
Atenção: o agente de compras envia periodicamente e-mails com prazos e Intenções de Registro de Preços da Universidade para manifestação de interesse. A perda do prazo impede a inclusão posterior da Escola na ata, e também não permite que o item seja adquirido por dispensa, uma vez que já foi licitado pela Universidade.
A manifestação de interesse não implica obrigatoriedade de aquisição da quantidade informada. Trata-se de uma estimativa. Recomenda-se acrescentar uma margem de cerca de 20% sobre o quantitativo planejado, como segurança para eventuais demandas adicionais ao longo do exercício.
📌 Acesse aqui para verificar as atas vigentes
Dispensa de Licitação
A regra geral da administração pública é a licitação. A dispensa só é admitida nos casos previstos em lei (consulte os casos cabíveis na Lei nº 14.133/2021).
Para a abertura de um processo de dispensa, é necessário primeiro verificar se o item não está disponível em ata, e em seguida reunir o mínimo de três orçamentos válidos.
Os fornecedores consultados devem estar aptos a executar o serviço ou fornecer o material. A contratação segue o critério de menor preço, mas, quando o fornecedor com o melhor valor não atende às exigências documentais ou legais, a contratação passa ao segundo colocado, e assim sucessivamente. O requisitante é consultado durante esse processo, mas é importante conhecer essa lógica desde o início para evitar expectativas equivocadas.
O tipo de processo no SEI é Pedido de Material ou Serviço.
📌 Base de Conhecimento SEI: Pedido de Material ou Serviço
📌 Ver checklist do que um orçamento válido precisa conter
Inexigibilidade
Quando a competição é inviável por natureza ou por exclusividade do fornecedor. Exige justificativa de inviabilidade de competição. Exemplo comum na pós-graduação: inscrição em congresso ou evento científico.
O tipo de processo no SEI também é Pedido de Material ou Serviço. A fundamentação deve observar as hipóteses previstas na Lei nº 14.133/2021.
3. Passagens e diárias
Pedidos com menos de 15 dias de antecedência da data de partida precisam ser encaminhados à Reitoria, com justificativa, e só após a autorização é possível emitir a passagem.
O processo no SEI deve conter os formulários abaixo:
Formulário no SEI: Proposta de Concessão de Diárias e Passagens
Contém dados do proposto, roteiro da viagem, objetivo, relação de pertinência e sugestão de horários para aquisição da passagem.
Formulário no SEI: Justificativa para Autoridade Superior
Obrigatório nos casos de: afastamentos superiores a cinco dias contínuos, mais de trinta diárias intercaladas no ano, deslocamentos de mais de cinco pessoas para o mesmo evento, pedidos com menos de quinze dias de antecedência, afastamentos que englobam final de semana ou feriado, e nova viagem sem prestação de contas de viagem anterior.
Ao abrir o processo no SEI, escolher o tipo “Pessoal: Diárias e Passagens”
Dentro do processo anexar o formulário “Proposta de Concessão de diárias e Passagens”. Veja o exemplo clicando AQUI
Outros pontos de atenção:
- Prestação de contas pendente. Verifique se o proposto não possui prestação de contas pendente de viagem anterior. A pendência pode atrasar o processo.
- Cotação não garante preço. A agência de viagens contratada pela UFMG faz a cotação, mas o valor pode mudar antes da aprovação. Valores não devem ser inseridos no processo como definitivos, pois oscilam e podem travar o trâmite.
- Prestação de contas após a viagem. Concluída a viagem, o sistema envia um e-mail automático do SCDP solicitando a prestação de contas. O viajante deve apresentar comprovantes de embarque, relatório de viagem e certificado de participação. O Relatório de Viagem (Nacional ou Internacional) deve ser gerado dentro do SEI.
4. Auxílios financeiros a estudantes
Cobre participação em eventos, trabalho de campo, publicação de artigos e intercâmbio.
Documentos obrigatórios no processo:
- Formulário de Concessão de Auxílio
- Documentação conforme checklist por tipo de evento
- Parecer de Mérito Acadêmico, que é o documento mais frequentemente ausente. Sem tal documento, o pagamento pode atrasar
- Nota de empenho, despachos de contabilidade e do ordenador de despesas
📌 Passo a passo no SEI para auxílio a estudantes
5. Recebimento e ateste do produto ou serviço
Após o recebimento do produto ou a prestação do serviço, deve ser feito o ateste em formulário específico dentro do processo de compras correspondente. O ateste é a confirmação de que o que foi contratado foi entregue conforme as especificações.
Prazo: o ateste deve ser feito no SEI em até 5 dias após o efetivo recebimento do produto ou conclusão do serviço, e o processo encaminhado às Seções de Compras e de Contabilidade. A responsabilidade pelo ateste é de quem requisitou o produto ou serviço.
O ateste só deve ser realizado depois de efetivamente recebido o produto ou prestado o serviço. Atestar sem o recebimento configura irregularidade.
Em caso de inconsistência (produto fora da especificação, quantidade incorreta, atraso, serviço incompleto), não realize o ateste. Encaminhe o processo à Seção de Compras informando o que está inconsistente. A Seção conduzirá a notificação ao fornecedor e, se for o caso, o processo de penalidade junto ao DLO.
Formulário no SEI: Formulário de Ateste de Material ou Serviço
Modelo padrão: “Atesto que os materiais/serviços constantes do documento fiscal (nº…), que tem como credor a pessoa jurídica inscrita no CNPJ nº…, foram entregues/prestados conforme especificado no contrato ou na nota de empenho, que os valores estão corretos e que o pagamento é devido.”
- A cobrança ao fornecedor só cabe após o vencimento do prazo definido no Termo de Referência.
- Se a ata vencer antes da entrega ser concluída, o processo precisa recomeçar. Acompanhe os prazos.
- Bens permanentes recebidos devem ser comunicados à Seção de Patrimônio para tombamento.
6. Legislação e normas aplicáveis
- Lei nº 14.133/2021, Nova Lei de Licitações e Contratos
- Portaria CAPES nº 156/2014, PROAP
7. Checklist para pedido de orçamento
Um orçamento só é considerado válido pela administração pública se reunir um conjunto de informações obrigatórias. Ao solicitar a um fornecedor, oriente para que o documento contenha:
- CNPJ da empresa
- Endereço completo
- Frete CIF (custo já incluído no preço)
- Prazo de entrega
- Validade mínima de 30 dias
- Aceite por Nota de Empenho
- Assinatura do representante da empresa
Orçamentos sem qualquer um desses elementos serão devolvidos. Para Dispensa de Licitação, são exigidos três orçamentos válidos.
Seção de Compras (SEI: ECI-SCO)
Seção de Contabilidade e Finanças (SEI: ECI-SCT)
ECI / UFMG
Telefone: (31) 3409-5204
E-mail: compras@eci.ufmg.br